观众邀约是展会营销业务的重要工作，而收集观众信息是开展邀约工作的基础以下是张凡提出关于搜集观众信息的五条建议措施：

一、明确数据标签，用以完整、详实地收集观众信息。

除观众姓名、所在单位名称、职务和个人联系方式四个基本要素之外，还可添加性别、年龄、所在单位地址、业务范围、主要产品、过往参展/参观情况以及主办方认为需要了解的数据等标签。

包含以上数据的信息，在用于“一对一”邀约参观的同时，还可用作观众“画像”，以便有针对性地开展营销，加深联系，或用于主办方的其他经营活动。

二、收集原始信息与精准信息的工作相互结合，用以扩大观众信息总量。

原始信息反映展会潜在观众的状况，是加工精准信息的基础。展览新项目一般应从收集原始信息入手，并在原始信息的基础上过渡到精准信息的提炼。展览老项目应经常汇集新的原始信息，或用作发掘新观众的精准信息，或为展会主题扩张而增加新的观众群体。

三、选择精准信息的收集途径及方式，用以增加精准信息的数量。

展会观众的邀约工作依托于精准信息，而非原始信息。一般规律是，5条精准信息可能邀约到1.5个观众到展会现场参观。因此，精准信息数量越大，接受邀约到展会现场参观的观众可能越多。选择收集精准信息的途径应考虑“费效比”，以求达到获取数据多、质量高和成本低的综合效果。

四、利用电话呼叫中心，用以提升收集精准信息的工作效率，并同时开展电话邀约参观工作。

电话呼叫中心（英文为Call Center），也称客户服务中心，指在办公场所集中服务人员（从事电话呼叫业务的人员，称之为“坐席”），利用电话与客户沟通，批量处理信息的组织。

展会主办方通过电话呼叫中心与沟通客户、处理信息，多用于核实观众信息并邀约观众，也有用于客户销售的。主办方采用电话呼叫中心处理信息，分为自建经营和委托经营两种情况。自建电话呼叫中心的主办方，主要是拥有大型专业展项目、且观众信息量巨大的展览公司（展览面积达10万平方米以上的超大型项目，专业观众信息数量往往多达数十万条）。

委托经营是主办方将电话呼叫业务外包。接受委托的机构，一般为从事会展信息服务的企业，如北京昆仑亿发科技股份公司、上海同高信息技术公司、上海汇展信息科技公司。这些公司长期从事展会现场观众登记服务，并通过自有的电话呼叫中心承接展会主办方委托的观众信息核实及扩大邀约（简称为扩邀）业务。

五、建立观众信息数据库，用于邀约观众及其数据分析工作。

数据库，指用于电子化文件存储的处所（可理解为“仓库”或“文件柜”）。数据库除存储信息数据外，用户可对其中的信息数据进行查询、新增、更新或删除等处理工作。数据库可保存于计算机硬盘、U盘或云平台。

展览项目观众信息数据库，指存储观众信息数据的电子文件。该文件为电子表格形式，多采用Excel 格式。输入表中的观众信息一般按姓名、工作单位、职务、联系地址、联系方式等数据标签排列。（张凡/文）